El coneixement és el conjunt d'eines, accions i mesures que constitueixen part del capital intel·lectual d'una empresa. És la suma de la informació i l'experiència, el factor clau d'èxit i l'avantatge competitiu més important.
Perquè una empresa mantingui la seva posició en el mercat ha d'augmentar contínuament els seus coneixements. Per a augmentar el coneixement cal afrontar un problema, resoldre'l, posar la solució –i els errors comesos- a la disposició dels col·legues i que aquests aprofitin aquesta informació per a adquirir experiència al seu torn. La gestió del coneixement és un procés de negoci.
En general no és el coneixement el que falta sinó l'habilitat per a detectar-lo, reconèixer-lo i gestionar-lo.
Gestió del coneixement
És aquell procés mitjançant el qual, amb l'ajuda d'eines de digitalització, s'emmagatzema el coneixement adquirit en la solució diària de problemes millorant la informació disponible. Les experiències més importants passaran a formar part de les normes internes de l'empresa.
En una gran empresa amb diversos centres de competència, se sol necessitar transferir coneixements d'uns centres a uns altres. En aquest cas el més profitós és enviar a formar-se a una persona de la planta que vol adquirir el coneixement a una altra que ja el tingui i recuperar a aquesta persona una vegada formada. Un cas similar es dona quan una companyia n’absorbeix una altra.
Quan l'empresa que vol adquirir coneixement està aïllada, es pot recórrer a un consultor extern. Abans de contractar-lo hem d'assegurar-nos que la persona que treballarà directament amb nosaltres és competent en el tema per al qual la contractem, que podrà ajudar el nostre personal a adquirir el coneixement que necessitem i que hi haurà col·laboració entre tots dos.
Una altra manera d'obtenir informació que porti al coneixement pot ser recórrer als centres tecnològics. També és possible arribar a un acord amb una altra empresa que no sigui de la competència però que tingui el coneixement que es necessita. Normalment s'intercanvia informació amb profit mutu (benchmarking). Els proveïdors també poden ser de gran ajuda.
Quan no es posseeix el coneixement necessari, fins que el llançament d'un producte nou en un mercat nou aconsegueix èxit comercial -és a dir fins que aconsegueix un 10% de participació de mercat o un terç de la participació del competidor més gran (O. Gelinier)- es necessiten entre sis i vuit anys. I fins que un professional nou arribat s'adapta al seu lloc, normalment transcorren dos anys.
Una vegada es posseeix el coneixement, si no es gestiona, gran part del mateix es perdrà amb la rotació del personal ja que el coneixement va lligat a les persones, les jubilacions, els canvis de lloc de treball i les discontinuïtats a l'entorn de l'empresa. L'aparició d'una tecnologia assassina pot anul·lar el valor del coneixement emmagatzemat de la tecnologia anterior. Exemple de tecnologies assassines són les que han anat fent evolucionar les pantalles dels televisors del tub de raigs catòdics als de Leds passant pel plasma i el LCD. Cada tecnologia ha assassinat l'anterior. Clayton les defineix com a tecnologies disruptives.
La gestió del coneixement és una de les eines que “ajuden a aconseguir resultats extraordinaris de la gent corrent” (R. Fukuda).
El coneixement no és un fre a la innovació. Al contrari és una bona base per a la mateixa perquè evita errors que allarguin el temps necessari per a posar-la en el mercat.
Implantació del procés
Per a implantar un sistema de gestió del coneixement és necessari:
- Buscar les persones (dins o fora de l'empresa) desitjoses de formar-se en els temes de la seva professió. Hi ha poques persones d'aquestes característiques i sense informació és molt difícil acumular coneixement.
- Utilitzar, a la primera oportunitat, la informació aconseguida per a obtenir l'experiència corresponent i convertir-la en coneixement. Encara hi ha menys persones que ho facin.
- Que la direcció estigui disposada a invertir temps i diners a formar a persones vàlides i que estiguin disposades a compartir informació i coneixement.
- Que la capacitat de les persones per a acumular informació i sobretot utilitzar-la per a adquirir experiència, sigui part de la seva avaluació anual.
- Crear un ambient a l'entorn de l'empresa que motivi a reunir el coneixement disponible abans d'afrontar un projecte.
- Quan es constitueix un equip formal, en cadascun de les fites de decisió tots els membres de l'equip hauran de reunir-se. Compararan els objectius del projecte amb els resultats que es van obtenint i corregiran les desviacions. El coneixement acumulat s'utilitzarà com a informació per a altres projectes.
- Hem de tenir en compte que quan tenim un professional competent en un lloc de treball determinat (per exemple enginyer projectista) i el passem a un lloc executiu o directiu per a millorar el seu sou, tret que se li hagi descobert un talent excepcional per al nou lloc, gairebé tot el seu coneixement li resultarà inútil.
- Ningú hauria de ser canviat de lloc gràcies al coneixement i les competències que posseeix sense emmagatzemar aquest coneixement com a informació. També és necessari facilitar-li informació sobre el coneixement i les competències del nou lloc de treball. Si es tracta de persones joves i amb talent, és útil que a la seva incorporació treballin en diverses funcions de l'empresa perquè acumulin coneixements.
- Com totes les eines de gestió, per a implantar un sistema de gestió del coneixement, l'alta direcció ha d'estar involucrada i triar i donar suport a un campió o responsable d'implantar el procés.
Algunes observacions
La principal utilitat del coneixement és evitar problemes. Mentre en el món de l'empresa resoldre problemes (encara que els resolgui el mateix que els ha creat) està molt valorat, evitar problemes no es valora. I això és el que es pot aconseguir gestionant el coneixement.
Com que no tothom té habilitat per a redactar els documents necessaris per a codificar el coneixement el responsable del procés haurà d'actuar també de validador d'aquests documents.
Quant a l'aplicació informàtica necessària, és millor adaptar-se a alguna existent en el mercat.
Algú que està disposat a posar el seu coneixement a la disposició de l'empresa és una persona valuosa. Les persones valuoses solen tenir poc temps disponible i són renuents a utilitzar-ho per a codificar el seu coneixement. Quan una persona en una empresa es pregunta, “què guanyo jo amb això?” i la resposta que ell mateix es dona és “res” no emprarà el seu temps en “això”.
Alguns aspectes positius de disposar del sistema de gestió del coneixement:
- Reduir el cost lligat a la rotació del personal
- No repetir errors ja comesos en el passat
- Escurçar el temps per a la introducció en el mercat d'una innovació
- Evitar reclamacions redundants dels clients
- Guanyar eficiència i eficàcia en totes les funcions
- Augmentar la possibilitat de delegació
Alguns empresaris i directius desconfien d'emprar temps i diners a formar a una persona de talent pel temor de perdre-la per a la competència. Aquí hauríem de recordar la frase de Ford: “Hi ha una cosa pitjor que formar a una persona i que es vagi; no formar-la i que es quedi”.
Conclusions
- És important buscar persones amb talent. Però el talent no basta.
- El coneixement no es pot transmetre però la informació que li va lligada, sí.
- L'acumulació de coneixement és la raó última de l'èxit d'una empresa.
- Gestionar el coneixement ajuda a evitar problemes repetitius.
- És necessari que la direcció de l'empresa s'involucri en el procés de gestió del coneixement. I que nom a un responsable d'aquest.
