Sovint, en el transcurs de la quotidianitat, ens sorgeix la necessitat de gestionar millor el nostre temps. I si ens plantegem como fer-ho, trobem moltes receptes per ser superefectius. Però els hospitals n’estan plens, de gent superefectiva. El secret de la bona gestió de temps no és en la manera d’assestar una acarnissada lluita contra el rellotge. Això condueix a l’estrès i la dispersió. El primer que cal descobrir és el que, de veritat, vull assolir en la vida professional (o personal).
Què vull aconseguir? Revelar-ho suposa un esforç introspectiu considerable per descobrir les nostres veritables necessitats, i carències personals i professionals. Després, puc establir objectius i plans per abastar el nord. Com diria Covey (1995), “poso la brúixola per davant del rellotge”. Només així, després, em puc organitzar i resoldré la dicotomia entre l’important i el que no ho és, l’urgent i el no urgent.
Una activitat important és aquella que, de manera directa o indirecta, ens condueix a portar a terme els plans que tenim, a aconseguir els nostres objectius i a assolir els reptes personals i professionals que ens hem marcat. Acte seguit, puc organitzar-me “amb els altres”... Gestionar bé el temps, implica, en bona part, interaccionar adequadament amb altres persones.
Els que saben el que volen, no hi ha qui els pari. No obstant això, el soroll i els afanys diaris ens impedeixen veure-hi clar: “Els arbres no ens deixen veure la resta del bosc”. Un cop tinc clar el meu nord, els meus reptes i els meus plans, gestionar bé el temps implica tres coses:
Delegació
Quan tenim alguna cosa per fer, disposem de dues alternatives fonamentals: delegar-la al temps o delegar-la a altres persones. Delegar el nostre temps suposa no fer coses que no serveixin per a res. En quasi qualsevol oficina es viuen contínues interrupcions i trucades telefòniques amb una relació “energia invertida/resultats obtinguts” deplorable. Es remenen molts papers, correspondència de tot tipus i informes voluminosos que mai tenen ni tindran cap utilitat pràctica per la tasca que tenim assignada. Moltes reunions són inútils i no treuen cap a res perquè estan mal plantejades o s’allarguen massa, o hi assisteixen persones que no les poden aprofitar. Una bona pila d’esmorzars, àpats, cafès, i altres esdeveniments socials de llarga durada no ens deixen res.
La vida en molts despatxos transcorre de manera superficial: s’inicien moltes activitats que després no s’acaben o amb l’únic objectiu de fugir de les autèntiques responsabilitats de qui les ha manat ordena o les executa (de vegades, nosaltres mateixos). La delegació al temps d’altres persones és un tema que depassa l’espai disponible en aquest article, tot i que val la pena recordar que és una de les claus que permet distingir el bon líder del que no ho és. En tot cas, cal puntualitzar que delegar no és utilitzar els subordinats de nois/es dels encàrrecs.
La bona delegació transforma el subordinat o col·laborador en un individu capaç d’entomar tasques complexes amb autonomia. Aquest tipus de delegació incrementa el rendiment d’un directiu i, sobretot, la capacitat que té per generar-lo.
Organització
Com més complex i variat és el nostre tracte amb persones i com a professionals siguem, més imprescindible és disposar d’un sistema personal de gestió, físic o electrònic. Evita memoritzar i facilita planificar.
Harmonia
Per ser eficaços en la nostra feina, també cal ser-ho en la cura integral dels qui ens envolten. A l’agenda hi ha d’haver prou espai per fer de bons socis, pares i amics. Hi ha d’haver temps per descansar i per construir relacions productives amb altres persones. L’increment de la nostra capacitat per fer coses no s’aconsegueix dedicant tot el temps disponible a treballar, sinó aprenent a parar atenció a l’equilibri entre tenir cura de nosaltres mateixos com a persones i la capacitat que tenim per produir.
