Reunions, sí; però com?
Com et sents quan veus la teva agenda carregada de reunions i tens massa feina pendent? Amb quina freqüència surts de les reunions pensant ‘Tant temps per a tant poc'? T'agradaria que els teus reunions tinguessin com a objectiu "solucionar molts temes en poc temps? Per tu les reunions virtuals han suposat una millora o un problema?
Les reunions, siguin presencials o en línia, són una de les eines de treball que utilitzem amb més freqüència per moltes raons:
- Perquè tothom pugui proporcionar informació rellevant sobre un tema o projecte concret
- Perquè es potencia que l'equip participi en la presa de decisions i sentir, així, que són part de l'empresa
- Perquè permeten solucionar o ampliar la visió sobre un tema, i comptar amb diferents opinions sobre el mateix
Però totes aquestes valuoses raons, es perden quan les reunions són una pèrdua de temps. Et proposo aquestes 10 claus per fer reunions productives i que analitzis si les teves les compleixen.
Més enllà de les claus de funcionament, no es pot deixar de banda que les reunions les fan les persones i aquí és important recórrer a la psicologia i veure quins poden ser els "boicotejadors" interns entre assistents.
Els boicotejadors principals són les creences, el perfil psicològic de les persones i el llenguatge utilitzat... què et sembla aplicar el coaching a les reunions i saber gestionar la dinàmica emocional i relacional?
Les creences són la base de la nostra actuació i si vols canviar una conducta hauràs de canviar aquesta creença. Hi ha molts pensaments ("aquesta reunió no servirà de res", "segur que no arribem a un acord", "no em fio gens de ... ", etc.), que torpedinen les teves reunions; esbrinar quina tens, t'ajuda a posar focus. Quines són les teves creences?
Abans d'assistir a una reunió et planteges aquests objectius?
• Què vull aconseguir?
• Quina actitud vull tenir?
• Quins arguments preparo per convèncer?
• Com utilitzar un llenguatge positiu i persuasiu?
L'actitud, les expectatives, les motivacions, la distribució de rols i la logística grupal, són importants factors a aprendre a gestionar.
Quina diferència pot haver-hi entre dir: "No estic d'acord amb tu" o dir "Ho veig de manera diferent"?, o entre: "Això és impossible" davant de "Digues-me com ho faries?". Saps que les paraules desperten emocions en l'oient i les emocions estan connectades amb les accions?
Potser no ho hagis pensat, però utilitzar un llenguatge positiu i persuasiu t'assegura el 70% èxit en una reunió.
Coneixes tècniques per dinamitzar les reunions i especialment les reunions en línia? Les dinàmiques participatives, t'ajuden a potenciar la participació amb ordre i que parlin tots, cosa que ajuda a mantenir l'interès i a enriquir les aportacions. I per solucionar un tema és important recórrer a la creativitat: així podràs tenir més perspectives, més opcions i més i millors solucions als temes plantejats.
Atès que en les reunions cal prendre decisions, aprendre tècniques especifiques et facilitarà fer-ho amb ordre, fiabilitat i confiança.
Què et sembla aprendre tot això i poder-lo aplicar en les teves properes reunions?